Fara á efnissvæði

Stefnur

  • Áhættustefna

    Áhættustefna þessi og fylgiskjöl hennar mynda umgjörð áhættustýringar Félagsbústaða. Í henni eru tilgreind markmið, ábyrgðaskipting og framkvæmd áhættustýringar.

    Tilgangur

    Tilgangur Félagsbústaða er rekstur og útleiga á félagslegum íbúðum, byggingastarfsemi, kaup og sala fasteigna, umsýsla og viðskipti með lausafé, lánastarfsemi og ýmis fjármálastarfsemi auk annars er tengist starfsemi félagsins, í samræmi við V. kafla laga nr. 97/1993. Markmið félagsins er að starfa í þágu almannaheilla og skal öllum hagnaði félagsins, þ.m.t. uppsöfnuðum hagnaði í formi eignarmyndunar, einungis ráðstafað í þágu þessa markmiðs félagsins. Félagið er undanþegið álagningu tekjuskatts.

    Þessum rekstri Félagsbústaða fylgir áhætta. Það er stefna stjórnar Félagsbústaða að í allri starfsemi félagsins sé gætt að áhættu og með því stuðlað að ábyrgum og skilvirkum ákvörðunum og stjórnarháttum. Áhættustefnan lýsir heildarsýn og meginmarkmiðum stjórnar Félagsbústaða varðandi helstu áhættur í starfsemi fyrirtækisins. Hún skilgreinir jafnframt megintegundir áhættu, mælikvarða við mat á þeim ásamt helstu aðferðum við mat og mörk hverrar áhættu við daglega áhættustýringu fyrirtækisins.

    Meginmarkmið stjórnar með áhættustefnunni er að tryggja að Félagsbústaðir geti sinnt tilgangi sínum og rækt skyldur sínar gagnvart viðskiptavinum sínum með sem minnstri röskun sökum þróunar ýmissa þátta í rekstrarumhverfi félagsins.

    Stjórn Félagsbústaða er ljóst að áhættustefnan og áhættustýring byggð á henni snýst einatt um að finna meðalveg, skilgreina ásættanleg mörk fyrir hverja áhættu og leita bestu mögulegu leiða við stýringu á áhættu Félagsbústaða miðað við markmið og ytri aðstæður hverju sinni. Stjórn Félagsbústaða samþykkir og ber ábyrgð á áhættustefnu fyrirtækisins. Allar verulegar breytingar á stefnunni skulu samþykktar af stjórn fyrirtækisins áður en þær taka gildi. Stjórn Félagsbústaða felur framkvæmdastjóra að framfylgja stefnunni við rekstur Félagsbústaða. Áhættustefnan er endurskoðuð árlega af stjórn.

    Stefnumörkun

    Áhætta í fjármögnun og rekstri. Fjármögnun félagsins og tekjuöflun skal vera með þeim hætti að rekstur, efnahagur og sjóðstreymi þess leiti í jafnvægi þrátt fyrir að breytingar verði í viðskiptaumhverfi. Þetta er m.a. gert með því að:

    1. Skuldsetning félagsins verði í sömu mynt og tekjur þess.
    2. Hlutfall verðtryggðra skulda félagsins sé í samræmi við verðtryggðar tekjur þess.
    3. Fjárfestingar félagsins verði fjármagnaðar með löngum lánum með greiðsluferli sem ekki raskar jafnvægi í sjóðstreymi þess.
    4. Meðallíftími lánasafns félagsins sé markvert styttri en áætlaður líftími undirliggjandi fasteignaveða.
    5. Leiguverð félagsins verði ákvarðað þannig að sjóðstreymi þess sé hverju sinni í jafnvægi og sjálfbært, litið til næstu 2ja ára.
    Lausafjáráhætta

    Lausafjáráhætta felur í sér hættu á tapi ef félagið getur ekki staðið við skuldbindingar sínar á gjalddaga. Félagið lágmarkar lausafjáráhættu með virkri stýringu lausafjár sem felur í sér að nægt laust fé er til staðar á hverjum tíma til að standa undir skuldbindingum félagsins. Til að tryggja sem best jafnvægi á milli skuldbindinga og væntra tekna er lögð áhersla á rúma lausafjárstöðu félagsins í formi handbærs fjár og aðgengis að samningsbundnum veltilánum

    Eignasafnsáhætta

    Viðhald eignasafns skal miða að því að ástand fjárfestingaeigna félagsins sé þannig að þær viðhaldi getu sinni til tekjumyndunar og að ekki safnist upp viðhaldsþörf til lengri tíma litið.

    Mótaðilaáhætta

    Félagið skal leitast við að lágmarka mótaðilaáhættu vegna leigutaka, verktaka, vegna stærri samninga um íbúðarkaup og annarra sambærilegrar áhættu. Stjórnendur félagsins skulu kynna sérstaklega fyrir stjórn ef þeir sjá fram á að geta ekki fylgt stefnunni eftir í hvívetna og kalla eftir viðbrögðum stjórnar.

    Markmið áhættustýringar

    Markmið með áhættustýringu Félagsbústaða er að greina, meta, mæla, stýra og milda áhættu í starfsemi fyrirtækisins á hverjum tíma með tilliti til undirliggjandi áhættu í rekstrinum og að heildaráhætta fyrirtækisins sé ávallt innan skilgreindra marka, sem stjórn fyrirtækisins setur. Tillaga stjórnar skal borin undir eigendafund til samþykktar með sama hætti og áhættustefna.

    Aðferðafræði áhættustýringar

    Reglulega fer fram áhættumat á starfsemi félagsins, samkvæmt skilgreindri aðferðafræði, sem samþykkt hefur verið af stjórn félagsins. Helstu áhættuþættir eru þar skilgreindir ásamt mæliaðferð og hverjum áhættuþætti sett mörk. Samantekt áhættuskýrslu er yfirfarin á stjórnarfundum samhliða yfirferð ársuppgjörs og árshlutauppgjöra. Ef mæld áhætta fer yfir skilgreind mörk í einhverjum áhættuþætti er eftir föngum skilgreind fyrirfram viðbragðsáætlun til að draga úr áhættu. Ennfremur er staðan kynnt fyrir stjórn félagsins ásamt fyrirhuguðum viðbrögðum.

    Hlutverk og ábyrgð

    Skilgreiningar á hlutverkum og ábyrgð eru settar fram í því skyni að tryggja að áhættu sé stjórnað með skilvirkum hætti. Fyrirkomulaginu er ætlað að tryggja hlutlausa upplýsingagjöf til stjórnar og stjórnenda um mikilvægustu áhættuþætti Félagsbústaða og ráðstafana vegna þeirra.

    • Stjórn skal leggja fram tillögu að áhættustefnu fyrirtækisins með útfærslu á mælikvörðum og greinargerð fyrir eigendafund til staðfestingar. Stjórn Félagsbústaða ber ábyrgð á áhættustýringu fyrirtækisins og því að nægilegum fjármunum og kröftum sé varið til hennar.
    • Stjórn skipar áhættunefnd sem metur virkni áhættustýringar innan fyrirtækisins og upplýsir stjórn reglubundið um niðurstöður sínar. Í þessu felst m.a. að meta skilvirkni eftirlitskerfis með áhættu, að meta fylgni við áhættustefnu stjórnar og meta hvort viðhlítandi aðferðir séu notaðar til auðkenningar og mælingar áhættu.
    • Framkvæmdastjóra ber við ákvarðanatöku að fylgja áhættustefnu stjórnar fyrirtækisins.
    • Fjármálastjóri hefur umsjón með daglegri framkvæmd áhættustýringar.
    Skipan og verksvið áhættunefndar

    Áhættunefnd er skipuð þremur einstaklingum. Jafnan skal miðað við að einn stjórnarmanna eða utanaðkomandi ráðgjafi tilnefndur af stjórn sem er óháður starfsemi félagsins, sitji í nefndinni og gegni formennsku. Í nefndinni sitja ennfremur fjármálastjóri og einn fulltrúi tilnefndur af fjármálastjóra Reykjavíkurborgar.

    Áhættunefnd skal reglubundið og að minnsta kosti árlega, og eftir því sem tilefni gefur til, gefa stjórn Félagsbústaða skýrslu um virkni og framkvæmd áhættustýringar ásamt mati sínu á hagnýtu gildi áhættustefnunnar m.t.t. til reksturs Félagsbústaða. Áhættunefnd situr þann hluta stjórnarfunda þegar farið er yfir skýrslu nefndarinnar um virkni og framkvæmd áhættustýringar og þegar farið er yfir áhættuskýrslur með uppgjörum. Leita skal álits áhættunefndar um áform og framkvæmd langtímafjármögnunar félagsins, þ.m.t. tilboð um langtímafjármögnun áður en ákvörðun er tekin. Áhættunefnd getur falið fjármáladeild að undirbúa drög að skýrslu nefndarinnar til stjórnar.

    Hlutverk fjármálasviðs

    Fjármálastjóri Félagsbústaða sem yfirmaður fjármálasviðs hefur umsjón með daglegri framkvæmd áhættustýringar Félagsbústaða. Hlutverki fjármálasviðs við áhættustýringu Félagsbústaða má gróflega skipta í þrennt; eftirlit, forvarnir og viðbúnað.

    Eftirlitshlutverk áhættustýringar felst meðal annars í:

    • Að greina áhættu fyrirtækisins á hverjum tíma
    • Að fylgjast með og meta áhættuþætti og þróun þeirra og upplýsa áhættunefnd og stjórn
    • Meta áhættu og bera saman við viðmiðunarmörk áhættuþátta í áhættustefnu
    • Miðla upplýsingum varðandi áhættustýringu til stjórnar og framkvæmdastjóra eftir því sem við á.

    Fyrirbyggjandi stýring fjármálasviðs á áhættuþáttum felst meðal annars í:

    • Auðkenningu á áhættuþáttum sem kunna að hafa veruleg áhrif á afkomu fyrirtækisins.
    • Tilkynningum til viðeigandi aðila, þ.e. framkvæmdastjóra og áhættunefndar og eftir atvikum stjórn, innan fyrirtækisins nálgist áhætta sett viðmiðunarmörk eða fari yfir þau.
    • Greiningu á mögulegum aðgerðum til að lágmarka áhættu og tillögugerð varðandi varnir sem grípa skal til.
    • Útfærslu á áhættuvörnum og gera tillögu til áhættunefndar og stjórnar ef við á.
    • Að vekja alla starfsmenn til vitundar um mikilvægi áhættustýringar. Fjármálasviði ber að gera viðbúnaðaráætlun vegna lausafjáráhættu til að bregðast við óvæntum og erfiðum aðstæðum varðandi laust fé.
      Slíkar áætlanir felast meðal annars í:
      • Hvaða aðstæður kalla á að gripið sé til viðbúnaðaráætlunar.
      • Hverja skal kalla saman og hverjum skal tilkynna um aðstæður og gang mála.
      • Hvert er hlutverk hvers og eins og hver ber ábyrgð.
      • Til hvaða aðgerða skuli grípa.
  • Eineltis- og áreitnisstefna

    Félagsbústaðir leggja áherslu á heilbrigt og öruggt starfsumhverfi þar sem gildin samvinna, virðing og þjónusta eru í fyrirrúmi og starfsfólk ber sameiginlega ábyrgð á að skapa jákvæðan, hvetjandi og uppbyggilegan starfsanda.

    Félagsbústaðir taka skýra og afdráttarlausa afstöðu gegn einelti, kynferðislegri og kynbundinni áreitni og ofbeldi í stefnu þessari sem nær til allrar starfsemi fyrirtækisins. Starfsfólk getur upplifað einelti, áreitni og ofbeldi af hálfu samstarfsfólks, stjórnenda, þeirra sem njóta þjónustu fyrirtækisins og samstarfsaðila. Slík hegðun er aldrei liðin. Verði starfsmaður uppvís að því að ógna, trufla eða sýna öðrum ósæmilega hegðun, leggja í einelti eða áreita annan einstakling með orðum, látbragði eða atferli getur það leitt til áminningar og eftir atvikum starfsmissis. Upplifi starfsfólk slíka hegðun eða verður vitni að henni er það hvatt til að
    tilkynna það strax.

    Félagsbústaðir skuldbinda sig til að:

    • Vinna að forvörnum með því að uppfræða starfsfólk um einelti, kynferðislega og kynbundna áreitni og ofbeldi, í hverju
      það felst og hvernig má koma í veg fyrir það.
    • Bregðast hratt og örugglega við rökstuddum grun um einelti, áreitni eða ofbeldi.
    • Vinna eftir skilgreindu verkferli skv. reglugerð 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum og lögum nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum, um hvernig taka skuli á slíkum málum ef þau koma upp.
    • Kynna það verkferli fyrir öllum starfsmönnum sem hluta af starfsmannahandbók félagsins.
    • Gæta nærgætni, sanngirni og jafnræði í öllum aðgerðum.
    • Framkvæma árlega úttekt meðal starfsmanna á einelti, kynferðislegri og kynbundinni áreitni og ofbeldi. 
  • Innkaupastefna

    Stefna Félagsbústaða er að beita markvissum og skipulögðum vinnubrögðum við innkaup og stuðla þannig að gagnsæi og hagkvæmni í rekstri og framkvæmdum á vegum fyrirtækisins.

    • Félagsbústaðir skulu bjóða út þjónustu, verkframkvæmdir, verksamninga og vörukaup og tryggja að hagstæðasta tilboði sé tekið. Að öðrum kosti beita lokuðum útboðum eða verðfyrirspurnum meðal sem flestra eða beinum samningum eða innkaupum
    • Gætt skal gagnsæis, hagkvæmni og jafnræðis við öll innkaup.
    • Við innkaup og rekstur samninga skal taka sérstakt tillit til gæða-, heilbrigðis-, umhverfis-, upplýsingaöryggis- og öryggissjónarmiða.
    • Félagsbústaðir skulu eiga í viðskiptum við ábyrga aðila (keðjuábyrgð).
    • Ábyrgð á innkaupum skulu vera á hendi viðkomandi sviðsstjóra.
    • Félagsbústaðir skulu fylgja ákvæðum laga og reglna Reykjavíkurborgar sem gilda varðandi innkaup.
    • Framkvæmdastjóri sér til þess að upplýsingaöryggisstefnu þessari sé fylgt.

    Hvorki starfsmenn né stjórnarmenn geta átt aðild að ákvörðunum um innkaup sem varða aðila sem þeir eru í hagsmunatengslum við. Starfsmönnum er óheimilt að þyggja boðsferðir eða gjafir sem tengjast viðskiptum við Félagsbústaði nema með sérstakri heimild framkvæmdastjóra.

  • Mannauðsstefna

    Markmið mannauðsstefnu Félagsbústaða er að skapa vinnuumhverfi sem laðar að hæft, metnaðarfullt og árangursdrifið starfsfólk þar sem lögð er áhersla á góða þjónustu, virðingu og vellíðan, góðan starfsanda og öfluga liðsheild.

    Félagsbústaðir bjóða upp á fjölskylduvænt og heilsueflandi starfsumhverfi þar sem starfsfólk getur samræmt vinnu og einkalíf þannig að jafnvægi ríki og starfsfólk eru stutt í að leggja rækt við andlega og líkamlega heilsu. Gætt er að vinnuvernd starfsmanna í innra og ytra starfi og starfsfólki er tryggður góður vinnuaðbúnaður og starfsumhverfi.

    Mannauðsstefnan nær til alls starfsfólks Félagsbústaða og tryggir starfsfólki ákveðin starfsskilyrði og möguleika á að vaxa og dafna í starfi svo veita megi eins góða þjónustu og mögulegt er hverju sinni. Hún er sett fram til samræmis við eigenda og þjónustustefnu fyrirtækisins. Sett eru árleg mælanleg markmið til þess að fylgjast með ávinningi í mannauðsmálum.

    Allt starfsfólk starfar í anda gildanna:

    Samvinna
    • Við vinnum að sameiginlegum markmiðum í samræmi við stefnu og framtíðarsýn fyrirtækisins.
    • Öflugt samstarf tryggir farsæla úrlausn verkefna.
    • Við myndum samheldna liðsheild þar sem boðleiðir og ábyrgðarsvið eru skýr.
    • Skilvirk og gagnvirk upplýsingamiðlun einkennir starfsemi fyrirtækisins.
    • Við berum sameiginlega ábyrgð á jákvæðri og hvetjandi vinnustaðarmenningu með öflugu félagslífi.
    • Starfsþróun er sameiginlegt verkefni starfsfólks og stjórnenda.
    Virðing
    • Gagnkvæm virðing einkennir öll samskipti bæði innan og utan fyrirtækisins.
    • Við erum metin á eigin verðleikum.
    • Ráðningar á nýju starfsfólki eru byggðar á hlutlausum og faglegum vinnubrögðum.
    • Við vinnum að jafnræði og jafnrétti óháð kyni, kynhneigð, fötlun, þjóðerni, trú eða menningu.
    • Við líðum ekki einelti og kynferðislega og kynbundna áreitni og ofbeldi.
    • Við tileinkum okkur siðareglur Félagsbústaða.
    Þjónusta
    • Við búum yfir þjónustulund og veitum viðskiptavinum trausta og góða þjónustu.
    • Við erum vakandi fyrir nýjum lausnum til að bæta þjónustu og auka skilvirkni og framþróun.
    • Við höfum tækifæri til að sinna fjölbreyttum verkefnum og tækifæri til framþróunar í starfi.
    • Við veitum hvort öðru virka og uppbyggilega endurgjöf og hrósum fyrir vel unnin störf.
    • Til að tryggja trausta og góða þjónustu er boðið upp á markvissa fræðslu.
    • Við höfum tækifæri til að sækja endurmenntun til að viðhalda og auka við þekkingu okkar og færni.
  • Siðareglur

    1. gr. Efni
    Í reglum þessum er skráð og skilgreind sú háttsemi sem starfsfólk Félagsbústaða sýnir af sér við störf sín. Siðareglur þessar gilda um alla starfsemi, starfsfólk og stjórnendur og gilda um samskipti starfsfólks innbyrðis jafnt sem samskipti við viðskiptavini og samstarfsaðila. Þeim er ætlað að leiðbeina starfsfólki við framkvæmd
    daglegra starfa með hagsmuni fyrirtækisins og viðskiptavina þess að leiðarljósi og eru einnig stuðningur fyrir starfsfólk ef upp koma siðferðileg álitamál sem taka þarf afstöðu til.

    2. gr. Almennar starfsskyldur
    Starfsfólk gegnir störfum sínum af alúð og samviskusemi, án tillits til eigin hagsmuna eða persónulegra skoðana.Starfsfólk gætir kurteisi og réttsýni, hefur í heiðri heiðarleika og sanngirni og starfar í anda jafnréttis. Starfsfólk kemur fram við viðskiptavini og samstarfsfólk af virðingu og umburðarlyndi, virðir friðhelgi heimila vegna viðkvæmra starfa inn á þeim og sýnir sanngirni og gætir jafnræðis í störfum sínum. Starfsfólk rækir störf sín af þjónustulund og ábyrgð og mismunar ekki á ólögmætum eða ómálefnalegum forsendum, svo sem vegna kynþáttar, þjóðernisuppruna, trúar, lífsskoðunar, fötlunar, skertrar starfsgetu, aldurs, kynhneigðar,
    kynvitundar, kyneinkenna eða kyntjáningar. Starfsfólk vinnur saman faglega og af heilindum að settum markmiðum starfseminnar, sýnir hvert öðru virðingu og virðir verkaskiptingu sín á milli. Starfsfólk forðast að hafast nokkuð það að sem er því til vanvirðu eða álitshnekks eða varpað getur rýrð á það starf eða starfsgrein er það vinnur við. Starfsfólk vinnur gegn hverskonar sóun og ómarkvissri meðferð fjármuna, sýnir ábyrgð í starfi, viðurkennir ef mistök verða og leitast við að bæta úr þeim.

    3. gr. Hæfni
    Starfsfólk gætir þess að uppfylla þær kröfur sem gerðar eru til starfs þess á hverjum tíma. Það leggur sig fram um að viðhalda faglegri hæfni sinni og þekkingu í starfi og auka hana sjálfu sér og starfseminni til hagsbóta.

    4. gr. Samskipti
    Starfsfólk sýnir hvert öðru traust og virðir trúnað. Starfsfólk vinnur saman sem heild og miðlar reynslu og
    þekkingu sín á milli, leysir ágreining á faglegan og uppbyggilegan hátt, veitir hvort öðru uppbyggilega gagnrýni og tekur ábendingum annarra vel. Starfsfólk hlustar á og virðir sjónarmið annarra óháð kyni, aldri, menntun, starfi og bakgrunni, tekur ekki þátt í baktali og hrósar hvert öðru fyrir það sem vel er gert. Starfsfólk gætir þess innan sem utan vinnutíma að aðhafast ekkert það sem dregið getur í efa hæfni til að sinna störfum fyrir Félagsbústaði eða skaðað ímynd eða orðspor fyrirtækisins. Starfsfólk gætir þess í samskiptum utan vinnu, þ.m.t. við notkun samfélagsmiðla að virða trúnað við samstarfsfólk og gagnvart vinnustað.

    5. gr. Hagsmunaárekstrar
    Starfsfólk skal gæta þess að vina-, hagsmuna og skyldleikatengsl hafi ekki áhrif á störf, þeir tengist ekki innkaupum við tengda aðila eða veiti ekki þjónustu til leigjenda tengdum sér. Starfsfólk misnotar ekki stöðu sína í þágu einkahagsmuna sinna eða annarra, hvort sem ávinningur af slíku kemur fram strax eða síðar, þ.m.t. eftir að störfum hjá Félagsbústöðum lýkur. Starfsfólk vekur athygli stjórnenda/stjórnar á því ef hætta er á hagsmunaárekstrum. Þetta á einnig við ef þær breytingar verða á högum starfsfólks að valdið geti slíkum hagsmunaárekstrum. Starfsfólk upplýsir um spillingu, ólögmæta eða ótilhlýðilega háttsemi, sem það kann að verða vart við í störfum sínum.

    6. gr. Gjafir og fríðindi
    Starfsfólk þiggur ekki gjafir, fríðindi eða önnur hlunnindi frá viðskiptamönnum eða þeim, er leita eftir þjónustu Félagsbústaða nema að um sé að ræða óverulegar gjafir. Starfsfólk þiggur ekki gjafir eða hlunnindi ef líta má á það sem endurgreiðslu fyrir greiða eða sérstaka þjónustu.

    7. gr. Trúnaður
    Starfsfólk virðir trúnað um vitneskju sem það fær í starfi sínu og gæta ber trúnaðar um. Þessi þagnarskylda helst þótt látið sé af störfum. Gildir þá einu hvort um er að ræða upplýsingar um fyrirtækið, starfsfólk, viðskiptavini, birgja, samstarfsaðila eða aðra hagsmunaaðila. Starfsfólk tryggir að unnið sé með persónuupplýsingar með lögmætum hætti og gera sömu kröfur til undirverktaka sem hafa aðgang að persónugreinanlegum og/eða trúnaðarupplýsingum. Vandað er til allrar meðferðar á upplýsingum og skjölum.

    8. gr. Val og ráðningar starfsfólks
    Það starfsfólk sem hefur ráðningar starfsfólks á sínu verksviði gætir þess að fylgja lögum, ákvæðum kjarasamninga og mannauðsstefnu Félagsbústaða við val og ráðningar í störf. Þess er ávallt gætt að einungis málefnalegar forsendur liggi að baki ráðningum starfsfólks.

    9. gr. Áreitni og einelti
    Einelti, áreitni og ofbeldi, þar með talin kynferðisleg og kynbundin áreitni og ofbeldi, eru með öllu óásættanleg í allri starfsemi Félagsbústaða.

    10. gr. Öryggi
    Starfsfólk Félagsbústaða hafa öryggi að leiðarljósi í starfi sínu og tilkynna slys, óhöpp og hættuleg atvik til að hægt sé að draga lærdóm af þeim.

    11. gr. Miðlun og eftirfylgni siðareglna
    Siða- og samskiptareglur þessar skulu vera kynntar öllu starfsfólki Félagsbústaða og kynna skal þær nýju starfsfólki er það hefur störf. Með undirritun skuldbindur starfsfólk sig til að hlíta þeim. Sé starfsmaður í vafa um að einhver tilvik samræmist siðareglum skal hann leita ráðgjafar um það efni hjá stjórnendum eða
    framkvæmdastjóra. Brot á siða og samskiptareglum geta leitt til tiltals eða áminningar og eftir endurteknar
    áminningar til brottvikningar úr starfi.
    Reglur þessar skulu vera aðgengilegar starfsfólki, almenningi og fjölmiðlum á heimasíðu Félagsbústaða og annan þann hátt sem til þess er fallinn að þessir aðilar geti kynnt sér þær.

  • Umhverfisstefna

    Félagsbústaðir hf. hafa mikilvægu hlutverki að gegna við að vernda umhverfið komandi kynslóðum til hagsbóta.

    Fyrirtækið vill stuðla að sjálfbærri þróun náttúru, samfélags og efnahags og vera í fararbroddi meðal íslenskra fyrirtækja hvað þetta varðar. Fyrirtækið mun þrýsta á viðskiptamenn sína og verktaka að stefna að sama marki.

    Félagsbústaðir hf. leggja áhersla á fyrirbyggjandi aðgerðir og stöðugar úrbætur í umhverfisstarfi, með sérstakri áherslu á eftirfarandi þætti:
    1. Endurnýjanlegar auðlindir: Félagsbústaðir hf. munu leitast við að nota endurnýjanlegar auðlindir og náttúruleg efni í starfsemi sinni og hafa umhverfissjónarmið að leiðarljósi við fjárfestingar og innkaup.
    2. Hönnun: Félagsbústaðir hf. munu hafa sjálfbæra þróun að leiðarljósi við hönnun mannvirkja og útisvæða á vegum fyrirtækisins, með sérstakri áherslu á aðstöðu fyrir íbúa og gesti sem kjósa að ganga eða hjóla í stað þess að nota einkabíla.
    3. Orkumál: Félagsbústaðir hf. leggja áherslu á að fylgjast vel með orkunotkun og leita leiða til að draga úr henni, bæði á hönnunarstigi og í rekstri.
    4. Úrgangsmál: Félagsbústaðir hf. leggja áherslu á að draga úr myndun úrgangs í allri starfsemi á vegum fyrirtækisins. Lögð er áhersla á endurnýtingu og endurvinnslu þess úrgangs sem engu að síður fellur til. Jafnframt verða íbúar í húsnæði fyrirtækisins hvattir og studdir til að lágmarka úrgang og vinna að endurnýtingu og endurvinnslu.
    5. Fráveitumál: Reynt verður að fyrirbyggja að mengandi efni berist í fráveituvatn frá starfsemi Félagsbústaða hf.
    6. Hávaði og loftmengun: Kappkostað verður að tryggja íbúum í húsnæði Félagsbústaða hf. gott umhverfi til búsetu og útivistar, þar sem hávaði og loftmengun er í lágmarki. Sérstök áhersla verður lögð á að draga úr útstreymi gróðurhúsalofttegunda í tengslum við starfsemi fyrirtækisins.
    7. Ljósmengun: Við uppsetningu og endurnýjun útilýsingar verður þess gætt að ljósmengun verði í lágmarki.
    8. Miðlun upplýsinga: Félagsbústaðir hf. leggja áherslu á greiða miðlun upplýsinga um umhverfisstarf fyrirtækisins og opin skoðanaskipti við alla hagsmunaaðila. Í þessum tilgangi mun fyrirtækið árlega birta skýrslu um umhverfisþætti í starfseminni.
    9. Umhverfisfræðsla: Félagsbústaðir hf. munu stuðla að því að stjórnendur þess, starfsmenn og íbúar í húsnæði fyrirtækisins hafi greiðan aðgang að fræðslu um umhverfismál.
    10. Staðardagskrá 21: Félagsbústaðir hf. munu vinna með Reykjavíkurborg, og eftir atvikum öðrum sveitarfélögum, að uppbyggingu og eftirfylgni langtímaáætlunar um sjálfbæra þróun, Staðardagskrá 21, í samræmi við samþykktir Heimsráðstefnu Sameinuðu þjóðanna um umhverfi og þróun í Ríó 1992.
    11. Lög og reglur: Félagsbústaðir hf. vilja tryggja að öll starfsemi fyrirtækisins sé í samræmi við texta og tilgang laga, reglugerða, samninga og annarra samþykkta um verndun umhverfisins. Í þessari viðleitni verður einnig lögð áhersla á að fylgjast með væntanlegum breytingum á umhverfislöggjöf og taka tillit til þeirra við gerð langtímaáætlana.
    12. Samgöngumál: Félagsbústaðir hf. leggja áherslu á að fylgja samgöngustefnu Reykjavíkurborgar og þeirra grænu skrefum í samgöngum. Að því marki verða í boði samgöngusamningar fyrir starfsmenn og markmið félagsins er að vinnubílar séu sem vistvænstir.
  • Upplýsinga- og skjalastefna

    Stefna Félagsbústaða í upplýsinga- og skjalamálum er að tryggja öryggi gagna, áreiðanleika og aðgengi að þeim. Gögnin skulu varðveitt á þekktum stöðum og vera aðgengileg starfsmönnum þegar á þarf að halda. Meðferð þeirra skal vera skipulögð og uppfylla þarfir félagsins, kröfur í lögum og reglum og styðja markvisst við starfsemi félagsins.

    Upplýsinga- og skjalastefnan nær til allra gagna sem tengjast starfsemi félagsins óháð formi og miðlum. Gögnin eru eign félagsins. Stefnan nær til allra kerfa og vistunarstaða sem notaðir eru í starfseminni. Til stuðnings stefnunni fylgja verklagsreglur og leiðbeiningar.

    Stefnan styður við persónuverndarstefnu, upplýsingaöryggisstefnu og gildi Félagsbústaða
    Samvinna – virðing – þjónusta

    Stefnan nær til allra starfsmanna.

    Markmið
    • Að tryggja öryggi, áreiðanleika og heilleika gagna.
    • Að efla yfirsýn yfir vinnslu og stöðu verkefna og bæta stjórnunarferli.
    • Að samræma verklag og vinnubrögð starfsmanna.
    • Styðja við persónuverndarstefnu félagsins.
    • Auðvelda starfsfólki vinnu sína og spara tíma við leit að upplýsingum.
    • Að uppfylla kröfur innri og ytri hagsmunaaðila, þarfir félagsins svo og laga, reglna og reglugerða er varðar meðhöndlun og aðgengi upplýsinga.
    Ábyrgð
    • Upplýsinga- og skjalastjórn er samvinnuverkefni allra.
    • Framkvæmdastjóri setur upplýsinga- og skjalastefnu og ber ábyrgð á reglulegri endurskoðun hennar. Framkvæmdastjóri tryggir skjalastjóra/umsjónarmanni skjalamála stuðning við framkvæmd stefnunnar.
    • Skjalastjóri framfylgir upplýsinga- og skjalastefnu með stuðningi framkvæmdastjóra og yfirmanna. Hann ber ábyrgð á innleiðingu og framkvæmd skjalastjórnunar í samræmi við skjalastefnu og verklagi þar um. Hefur umsjón með og viðheldur rafrænu skjala- og upplýsingakerfi félagsins. Hefur umsjón og eftirlit með skjalasafni.
    • Sviðsstjórar sýna gott fordæmi, stuðla að vönduðum vinnubrögðum og bera ábyrgð á að upplýsinga- og skjalastefnu ásamt verklagsreglum sé framfylgt.
    • Starfsfólk myndar, móttekur og varðveitir gögn til samræmis við settar verklagsreglur.
    • Þeir aðilar sem sjá um rekstur og eða hýsingu rafrænna gagna og skjala skulu tryggja öryggi og áreiðanleika þeirra gagna.
  • Upplýsingaöryggisstefna

    Upplýsingaöryggisstefna Félagsbústaða er að gætt sé í hvívetna fyllsta öryggis í meðferð gagna í eigu fyrirtækisins og að gögnin séu rétt og áreiðanleg.

    • Stjórnkerfi upplýsingaöryggis Félagsbústaða nær til innri starfsemi fyrirtækisins, allrar þjónustu sem fyrirtækið veitir og til samstarfsaðila.
    • Félagbústaðir munu vernda gögn fyrirtækisins gegn hverskonar skaða eða ógn, af tæknilegum eða mannlegum orsökum, viljandi eða óviljandi. Félagsbústaðir munu leitast við að fyrirbyggja skaða á gögnum og endurheimta þau með öruggum hætti komi til skaða. Einnig skal tryggt að dagleg starfsemi og þjónusta fyrirtækisins truflist ekki ef. atvik koma upp þar sem upplýsingaöryggi er ógnað.
    • Félagsbústaðir munu ávallt nýta fremstu tækni og aðferðir í upplýsingatækni sem völ er á hverju sinni til að framfylgja stefnu sinni í upplýsingaöryggi.
    • Félagsbústaðir skulu fræða starfsfólk fyrirtækisins um ábyrgð þeirra í upplýsingaröryggi og tryggja nauðsynlega þekkingu þeirra á upplýsingakerfum svo unnt sé að framfylgja stefnunni.
    • Félagsbústaðir tryggja að aðgangur starfsmanna og annarra aðila sem starfs síns vegna nota gögn í eigu félagsins sé rekjanlegur.
    • Félagsbústaðir skulu tryggja að gögn fyrirtækisins séu rétt og hafi ferla til að sannreyna réttleika og leiðrétta villur
    • Framkvæmdastjóri sér til þess að upplýsingaöryggisstefnu þessari sé fylgt.
  • Útvistunarstefna

    Stefna þessi fjallar um útvistun tiltekinna verkefna  og þátta í upplýsingatæknikerfi Félagsbústaða og helstu forsendur og sjónarmið sem leggja á til grundvallar.  

    Heimilt er að útvista verkefnum eða verkþáttum sem hafa rekstrarlegt hagræði í för með sér og að fyrir liggi mat um að ytri aðilar hafi  betri  sérþekkingu og getu til að sinna þeim. 

    Verkefnin sem á að útvista ber að skilgreina með skýrum hætti.

    Áður en samið eru um  útvistun ber að meta úthýsingaraðila með tilliti til öryggis, gæða, ábyrgs og trausts rekstrar.

    Við útvistun verkefna skal í samningi  tryggja að kröfur og þarfir Félagsbústaða komi skýrt fram og að hagsmunir félagsins séu tryggðir á meðan á þjónustusamningi stendur. Í samningi skal jafnframt kveðið á um þagnarskyldu, takmarkanir á keðjuútvistun, varðveislu gagna og reglulega endurskoðun samnings.

     

    Samþykkt á stjórnarfundi Félagsbústaða 28. maí 2020

  • Þjónustustefna

    Félagsbústaðir eru stærsta þjónustufyrirtæki landsins á leigumarkaði. Félagsbústaðir veita faglega þjónustu við leigjendur og mæta þörfum þeirra fyrir öruggt, heilnæmt og vistlegt húsnæði í aðlaðandi umhverfi.

    Þjónustustefna Félagsbústaða er byggð á þjónustustefnu Reykjavíkurborgar og gildum Félagsbústaða sem eru: Samvinna – virðing – þjónusta.

    Þjónustustefna Félagsbústaða gildir fyrir alla starfsemi félagsins hvort sem þjónustan er veitt af starfsfólki eða verktökum á þess vegum.

    Samvinna
    • Við höfum hag leigjenda ávallt að leiðarljósi
    • Við vinnum saman að því að leysa verkefni fljótt og örugglega
    • Við leitum samstarfs við leigjendur og virkjum þá í úrlausn verkefna
    • Við leggjum áherslu á gott samstarf við eigendur annarra íbúða í fjöleignahúsum
    Virðing
    • Við sýnum öllum sem við erum í samskiptum við vinsemd, virðingu og skilning
    • Við svörum erindum, beiðnum og ábendingum svo fljótt sem auðið er
    • Ef svar liggur ekki fyrir upplýsum við um það hvenær svars er að vænta
    Þjónusta
    • Við tökum vel á móti leigjendum
    • Við veitum réttar upplýsingar og skýrar leiðbeiningar
    • Við tökum við erindum og komum þeim í réttan farveg innan fyrirtækisins
    • Við bjóðum upp á rafrænar þjónustu- og samskiptaleiðir þar sem þess er kostur

Þessi vefur notar vafrakökur. Lesa skilmála